Khai báo bảo hiểm xã hội (BHXH) điện tử đã trở thành yêu cầu bắt buộc trong hoạt động quản lý nhân sự hiện nay. Tuy nhiên, với nhiều các doanh nghiệp, quá trình khai báo BHXH vẫn còn gặp không ít khó khăn do thiếu nhân sự chuyên trách và hạn chế về công nghệ. Trước thực tế đó, MobiFone đã mang đến giải pháp phần mềm MobiFone mBH - Trợ thủ đắc lực hỗ trợ khai báo BHXH điện tử từ A đến Z, đơn giản, tiết kiệm và hiệu quả.

Khai báo BHXH thủ công: Rào cản lớn trong hoạt động quản trị nhân sự của doanh nghiệp

Đối với nhiều doanh nghiệp hiện nay, việc khai báo BHXH vẫn chưa được triển khai trên một hệ thống bài bản, đồng bộ. Không ít đơn vị vẫn xử lý hồ sơ theo phương pháp thủ công hoặc sử dụng các công cụ hỗ trợ rời rạc, thiếu tính liên kết và kiểm soát toàn diện. Khi không có phần mềm chuyên dụng, doanh nghiệp phải thực hiện toàn bộ quy trình một cách thủ công, từ việc lập hồ sơ, kiểm tra định dạng XML đến nộp và theo dõi kết quả, dẫn đến nguy cơ sai sót, gián đoạn và tốn nhiều thời gian xử lý.

Một trong những vấn đề phổ biến mà doanh nghiệp thường gặp phải là hồ sơ bị trả về do lỗi kỹ thuật như sai cấu trúc, thiếu trường thông tin hoặc không đúng chuẩn định dạng do Cổng BHXH Việt Nam quy định. Điều này khiến doanh nghiệp phải chỉnh sửa, gửi lại nhiều lần, ảnh hưởng đến tiến độ công việc và gây áp lực cho bộ phận hành chính - nhân sự, đặc biệt khi có các đợt biến động lao động lớn như tăng, giảm nhân sự hay giải quyết các chế độ nghỉ ốm, thai sản…

Việc lưu trữ, theo dõi và tra cứu tiến trình hồ sơ cũng là thách thức lớn khi doanh nghiệp không có nền tảng hỗ trợ phù hợp. Dữ liệu thường được lưu trữ rải rác, không đồng bộ, khiến việc tìm kiếm lại thông tin phục vụ đối chiếu, kiểm tra hoặc giải trình với cơ quan chức năng trở nên mất thời gian và tiềm ẩn rủi ro cao. Bên cạnh đó, việc thiếu hệ thống phân quyền, sao lưu và bảo mật bài bản còn có thể dẫn đến tình trạng thất lạc dữ liệu, rò rỉ thông tin cá nhân của người lao động… gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín và khả năng vận hành an toàn của doanh nghiệp. 

Ngoài ra, do không kịp thời cập nhật những thay đổi mới về chính sách BHXH, nhiều doanh nghiệp vô tình sử dụng biểu mẫu lỗi thời, điền thiếu thông tin hoặc áp dụng sai mã nghiệp vụ. Những lỗi này có thể dẫn đến việc vi phạm hành chính mà doanh nghiệp không hề hay biết, gây thiệt hại không chỉ về chi phí sửa sai mà còn ảnh hưởng đến uy tín và năng lực quản lý.

Không những thế, việc không ứng dụng công nghệ trong khai báo BHXH cũng khiến doanh nghiệp phải phụ thuộc vào nhân sự nội bộ hoặc thuê ngoài, làm gia tăng chi phí vận hành. Trong bối cảnh cạnh tranh và yêu cầu số hóa ngày càng cao, những bất cập từ quy trình BHXH truyền thống đang trở thành “nút thắt” lớn mà các doanh nghiệp cần nhanh chóng tháo gỡ nếu muốn tối ưu hiệu quả hoạt động và đảm bảo tuân thủ pháp lý.

Phần mềm BHXH điện tử MobiFone mBH: Chuẩn hóa quy trình, chủ động vận hành

Nhằm giải quyết triệt để những khó khăn mà các doanh nghiệp thường gặp phải khi khai báo BHXH, MobiFone đã phát triển phần mềm mBH - Nền tảng điện tử hỗ trợ toàn diện mọi nghiệp vụ BHXH theo đúng quy định của cơ quan chức năng. Không chỉ đơn thuần là một phần mềm kê khai, mBH còn là giải pháp quản lý hồ sơ BHXH hiện đại, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nhân lực và đảm bảo tính pháp lý trong quá trình vận hành.

Với giao diện thân thiện, dễ thao tác, mBH phù hợp với cả những người dùng không có chuyên môn sâu về kỹ thuật hay nghiệp vụ BHXH. Tất cả thao tác từ lập hồ sơ, kiểm tra dữ liệu, nộp lên hệ thống đến theo dõi kết quả đều được tích hợp trong một quy trình khép kín, rõ ràng và minh bạch. Đây chính là lợi thế giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong công tác quản trị hành chính - nhân sự.

MobiFone mBH sở hữu nhiều tính năng vượt trội như:

• Hỗ trợ đầy đủ các thủ tục BHXH bắt buộc như báo tăng/giảm lao động, chế độ thai sản, nghỉ ốm, nghỉ chăm con ốm, chấm dứt hợp đồng lao động...
• Tự động kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ trước khi gửi, hạn chế tối đa các lỗi kỹ thuật hoặc định dạng sai khiến hồ sơ bị từ chối.
• Kết nối trực tiếp với hệ thống Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam, đảm bảo dữ liệu chính xác và cập nhật liên tục theo chính sách, quy định mới.
• Cho phép giám sát tiến độ nộp lý hồ sơ theo từng trạng thái cụ thể: Tiếp nhận hồ sơ, tra cứu kết quả, lịch sử nộp hồ sơ…
• Áp dụng các tiêu chuẩn bảo mật cao trong lưu trữ và truyền tải dữ liệu, bảo vệ tối đa thông tin nội bộ của doanh nghiệp.

Nhờ tích hợp đầy đủ các chức năng thiết yếu trên một nền tảng duy nhất, mBH giúp doanh nghiệp thiết lập một quy trình khai báo BHXH logic, tối giản và dễ kiểm soát. Việc tự động hóa các thao tác kê khai không những giảm tải áp lực cho bộ phận nhân sự mà còn hỗ trợ doanh nghiệp chủ động hơn trong việc theo dõi, cập nhật và quản lý dữ liệu bảo hiểm. Đặc biệt, với khả năng xử lý linh hoạt và đồng bộ dữ liệu theo đúng quy định của cơ quan BHXH, mBH góp phần xây dựng hệ thống quản trị hồ sơ minh bạch, nhất quán và đáp ứng yêu cầu vận hành hiện nay.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm phần mềm hỗ trợ kê khai BHXH điện tử an toàn - hiệu quả, thì mBH của MobiFone chính là lựa chọn đáng tin cậy. Hãy để mBH đồng hành cùng bạn trong hành trình chuyển đổi số và nâng cao năng lực quản lý nhân sự.

👉 Liên hệ ngay qua tổng đài 18001290 hoặc truy cập vào website https://solutions.mobifone.vn để được nhận tư vấn miễn phí và ưu đãi tốt nhất!